10 Contoh Surat Permintaan Penawaran. Disertai Definisi dan Formatnya!

Sedang mencari contoh surat permintaan penawaran yang baik dan benar? Daripada bingung, intip saja artikel berikut ini!

Dalam menjalankan sebuah bisnis, surat menyurat adalah hal yang lumrah untuk dilakukan.

Seperti halnya ketika sebuah perusahaan ingin membeli suatu barang, diperlukan sebuah surat, yakni surat permintaan penawaran.

Untuk lebih memahami jenis surat ini, simak pembahasan lengkap di bawah ini, yuk!

Apa Itu Surat Permintaan Penawaran?

Surat permintaan penawaran adalah jenis surat yang dikirimkan calon pembeli kepada calon penjual yang memuat informasi khusus berkaitan dengan barang atau jasa.

Surat ini ditulis oleh calon pembeli untuk memperoleh informasi yang berhubungan dengan barang yang nantinya akan dibeli.

Hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut umumnya berupa informasi umum seperti harga, jumlah stok barang, kualitas, cara pembayaran, potongan harga, dan pelayanan purna jual.

Format Surat Permintaan Penawaran

Setiap surat memiliki format tersendiri yang membedakannya dengan jenis surat lainnya.

Hal ini pun berlaku ketika kamu membuat surat permintaan penawaran.

Berikut adalah format umum surat permintaan penawaran yang baik dan benar.

Kop surat: berisikan informasi terkait perusahaan seperti logo, alamat, dan contact person (nomor telepon, email, situs, dan media sosial)
Kepala surat: berkaitan dengan tanggal terbit, nomor surat, lampiran, dan alamat tujuan
Kata sambutan: berisi kata pembuka dari penulis sebelum menyatakan isi surat
Isi surat: berisikan tujuan suratnya dibuat. Surat permintaan penawaran biasanya ditujukan untuk mendapatkan informasi terkait barang yang ingin dibeli
Penutup surat: berisi kalimat penutup dan harapan calon pembeli untuk melakukan hubungan kerja sama dengan penjual
Pengirim: berisi nama, tanda tangan, dan cap

Hal yang Perlu Diperhatikan ketika Membuat Surat Permintaan Penawaran

Sebelum melihat contohnya, kamu wajib memahami hal-hal yang perlu diperhatikan dalam surat permintaan penawaran.

Berikut informasi lengkapnya.

1. Berisi Informasi terkait Perusahaan Penjual

Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah informasi yang diberikan.

Umumnya, surat permintaan penawaran harus mencantumkan informasi mengenai perusahaan penjual.

Informasi lain yang harus tercantum adalah produk yang ditawarkan.

2. Gunakan Format Surat Resmi

Selanjutnya, surat permintaan penawaran harus menggunakan format surat yang tepat.

Karena termasuk surat resmi, kamu harus menggunakan bahasa baku dan formal dalam penulisannya.

Bukan cuma itu, kamu juga harus menuliskan suratnya dengan lengkap, padat, dan jelas.

3. Ditulis untuk Meyakinkan Pembeli

Pada dasarnya, surat permintaan penawaran adalah surat yang ditulis untuk meyakinkan calon pembeli agar menggunakan atau membeli sebuah produk.

Ini yang membuat penjual harus mencantumkan nama perusahaan dan produk dengan tepat dan benar.

Lewat informasi ini, penjual bisa menawarkan produk dan mempromosikan produk dengan lebih profesional.

Tentunya, penjual juga akan mendapatkan branding kredibilitas yang lebih baik dengan surat yang ditulis dengan tepat.

4. Menunjukkan Kemampuan Pemenuhan Distributor

Poin lain yang bisa dicantumkan adalah kemampuan penjual atau distributor dalam memenuhi kebutuhan konsumen.

Agar bisa memasukkan poin ini, penjual atau distributor harus mengetahui apa saja kebutuhan dari calon pembeli.

5. Lampirkan Harga Produk

Hal terakhir yang harus diperhatikan adalah lampiran harga yang dicantumkan.

Pertimbangan harga yang telah ditetapkan distributor atau penjual nantinya akan jadi tolak ukur jumlah pemesanan yang dilakukan.

Contoh Surat Permintaan Penawaran

Untuk memudahkanmu, ada beberapa contoh surat permintaan penawaran yang bisa dijadikan contoh.

Intip berbagai contohnya di bawah ini!

1. Surat Permintaan Penawaran Produk

Dikutip dari kumparan.com, inilah contoh surat permintaan penawaran produk.

PT Jaya Sentosa

Jln. Dipatiukur No. 123, Bekasi, Jawa Barat

Nomor telepon: 021-9876543

Hal: Permintaan penawaran produk

Yth. PT Abadi Selalu

Jalan Ahmad Yani No. 666, Bogor, Jawa Barat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kebutuhan kami terkait produk yang dijual oleh perusahaan Bapak/Ibu, melalui surat ini, kami mengajukan permintaan penawaran harga atas produk tersebut.

Oleh karenanya, mohon Bapak/Ibu bisa memberikan beberapa informasi detail seperti:

rincian barang,
data sheet dan kualitas barang,
daftar harga, dan
metode pemesanan dan pembayaran.

Pemesanan nantinya akan kami lakukan setelah melakukan pertimbangan dan melalui hasil koordinasi yang mendalam bersama tim.

Untuk itu, kami memohon kepada PT Abadi Selalu untuk segera memberikan balasan sehingga kami bisa membuat rincian barang yang kami butuhkan serta mempercepat pembuatan kesepakatan.

Demikian surat ini kami buat.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Bekasi, 24 Mei 2023

Hormat kami

Staf Procurement PT Jaya Sentosa

2. Surat Permintaan Penawaran Barang Elektronik

Jika contoh di atas masih kurang, tak perlu khawatir.

Tengok saja contoh surat permintaan penawaran yang kami himpun dari lezgetreal.com.

CV Gundah Gulana

Jalan Diponegoro No. 321, Surabaya, Jawa Timur

Nomor telepon: 031-12345678

No: 123/90/II/2023

Hal: Permintaan penawaran AC

Yth. Toko Elektronik Semua Ada

Jln. Kenangan No. 50, Surabaya, Jawa Timur

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami membutuhkan 10 unit AC Sharp untuk keperluan perusahaan kami.

Kami bermaksud untuk meminta penawaran harga atas produk yang sebutkan sebelumnya.

Berkaitan dengan hal tersebut, kami memerlukan beberapa informasi sebagai berikut:

Rincian harga beserta potongan harga
Ketersediaan jasa pemasangan dan perawatan AC
Metode pemesanan dan pembayaran

Demikian surat ini kami buat.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kamu ucapkan terima kasih.

Surabaya, 21 Mei 2023

Hormat kami,

CV Gundah Gulana

Alya Abdurahman

3. Surat Permintaan Penawaran Harga Kendaraan

PT Adipura Trans

Jalan Sumatera No. 59, Bangka Belitung

Nomor telepon: 0717-2083231

Nomor: 123/04/EKS/IV/2023

Hal: Permintaan penawaran harga kendaraan

Yth. PT Budi Asih

Jalan Mangga No. 27, Kabupaten Bekasi

Jawa Barat

Dengan hormat,

Kami merupakan sebuah perusahaan jasa sedang membutuhkan sebuah kendaraan untuk kegiatan operasional kami. Berikut rincian yang kami butuhkan untuk kegiatan operasional kami.

Mobil Toyota Avanza tahun produksi 2016
Mesin 1.400 cc
Tenaga 91 hp
Transmisi manual

Lewat surat ini, kamu bermaksud untuk mengajukan permintaan penawaran harga dari PT Budi Asih atas kendaraan tersebut. Kami membutuhkan informasi tambahan sebagai berikut:

Harga kendaraan
Biaya asuransi
Metode pembayaran dan pengiriman kendaraan

Demikian surat ini kami buat. Mengingat kebutuhan yang mendesak, besar harapan agar Bapak/Ibu bisa segera membalas surat ini sehingga dapat segera kami proses pembeliannya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Bangka Belitung, 15 Agustus 2023

Hormat kami,

PT Adipura Trans

Hilmi Maulana

4. Surat Permintaan Penawaran Jasa Renovasi

PT Makmur Jaya Abadi

Jalan Sunda No. 18, Bandung, Jawa Barat

Nomor telepon: 022-12345678

Nomor: 123/Makmur-Jaya/809/VII/2023

Lampiran: 1 lembar

Hal: Permintaan penawaran harga jasa renovasi

Yth. PT Sejahtera Muda

Jalan Pegasaan Raya No. 257, Kabupaten Indramayu

Jawa Barat

Kami saat ini sedang berencana untuk melakukan renovasi sebuah gedung. Renovasi gedung yang kami maksud mengalami kebocoran yang menyebabkan jatuhnya air ketika hujan. Tak hanya itu, kami juga bermaksud untuk melakukan perubahan desain bangunan.

Melalui surat ini, kami meminta penawaran harga jasa renovasi dan perubahan desain bangunan kepada PT Sejahtera Muda. Sebagai dokumen pendukung, kami telah melampirkan satu buah desain rancang bangun yang baru. Berkaitan dengan hal ini, kamu membutuhkan informasi sebagai berikut.