11 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya dengan Benar

Contoh surat undangan rapat yang baik harus memenuhi beberapa unsur. Berikut contoh dan cara membuatnya yang bisa kamu tiru dengan mudah.

Dalam dunia kerja, kegiatan surat menyurat merupakan hal yang biasa untuk dilakukan.

Mulai dari surat permohonan, surat keputusan, surat kuasa, surat perintah, surat dinas, hingga surat undangan rapat.

Nah, meski mengirimkan surat undangan ini sudah dilakukan dengan menggunakan teknologi dan software yang canggih.

Ada beberapa unsur yang perlu kamu perhatikan untuk membuat surat undangan, mulai dari penulisan baku, padat, dan jelas serta unsur lainnya.

Selain itu, kalimat pada surat undangan harus formal dan menyesuaikan dengan tujuan pengiriman.

Lantas, bagaimana cara membuat surat undangan rapat yang baik dan benar serta contohnya?

Situs properti Rumah123.com sudah merangkumnya dari berbagai sumber berikut ini. 

Apa Itu Surat Undangan Rapat?

Melansir dari buku Bahasa Indonesia 3 oleh Ahmad Aibli, dkk, surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang bertujuan menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya.

Surat undangan rapat ini bersifat resmi dan umumnya berasal dari instansi atau organisasi tertentu.

Lalu, surat tersebut akan dikirim kepada pihak lain secara formal kepada instansi atau perorangan.

Tujuan dari surat ini untuk mengajak atau mengundang pihak lain agar mau mengikuti kegiatan yang tertulis di undangan.

Format Surat Undangan Rapat

Format undangan rapat ini akan membantu kamu menulis surat dengan lebih baik. 

Dengan mengetahui format yang benar, maka kamu tahu bagaimana cara membuat surat undangan rapat dari awal hingga akhir.

Sebab, kalimat penutup surat undangan rapat yang tepat adalah ucapan terima kasih sekaligus menyertakan nama pengirim dan instansinya.

Berikut urutan format undangan rapat yang benar, di antaranta:

1. Kop Surat

Kop surat merupakan hal yang penting dan menjadi logo surat undangan rapat.

Bagian ini menjadi identitas sebuah instansi atau perusahaan yang mengirim undangan.

Pada bagian ini ada logo perusahaan, nama perusahaan, alamat, hingga kontak perusahaan yang bisa dihubungi.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat merupakan bagian wajib surat undangan rapat. Hal ini sebagai penanda waktu pembuatan surat dibuat dan bertujuan sebagai pengingat.

3. Nomor Surat

Lalu, ada nomor surat yang berisi angka-angka tertentu sesuai dengan ketentuan perusahaan.

Bagian surat ini wajib ada pada sebuah surat resmi sebagai penanda jumlah surat yang sudah dikeluarkan perusahaan.

4. Perihal

Sedangkan pada bagian perihal, kamu bisa menuliskan tujuan pembuatan surat, misalnya undangan rapat RT atau rapat kerja.

5. Nama Penerima dan Alamat Tujuan

Pada bagian ini berisi nama penerima yang harus kamu tulis dengan jelas beserta gelar dan jabatannya.

Lalu ada alamat penerima yang juga harus kamu tulis dengan jelas tanpa ada kesalahan.

6. Salam Pembuka

Lalu kamu bisa memulai salam pembuka dengan sopan dan etika yang bagus.

Pastikan bahasa yang kamu gunakan juga sudah jelas dan tidak berbelit-belit.

7. Isi Surat

Setelah bagian awal surat sudah kamu tulis, sekarang masuk ke bagian isi surat berupa ajakan untuk menghadiri rapat.

Kamu bisa menuliskan tujuan, hari, tanggal, tempat dan penunjang lainnya untuk pelaksanaan rapat.

8. Salam Penutup

Salam penutup juga menjadi bagian penting untuk membuat surat undangan rapat.

Hal ini merupakan etika menulis surat yang baik untuk memperlihatkan etika dari penulis atau pengirim surat.

9. Lampiran

Lalu ada lampiran sebagai pelengkap surat undangan dengan tujuan memperjelas topik undangan. Misalnya, lampiran rundown acara.

10. Nama Pengirim, Stempel, dan Tanda Tangan

Terakhir kamu bisa menuliskan nama pengirim, stempel perusahaan atau organisasi dan tanda tangan stakeholder terkait.

Bagian-Bagian Penting Surat Undangan Rapat

Ada beberapa bagian surat yang perlu kamu perhatikan saat membuat surat undangan rapat.

Berikut bagian-bagian penting dalam surat undangan rapat yang perlu kamu ketahui.

1. Penerima Surat

Salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat undangan adalah penerima surat.

Nama penerima ini dapat kamu tulis pada bagian paling atas dari undangan rapat.

2. Kalimat Pembuka dan Tujuan Rapat

Kalimat pada surat undangan harus formal dan menyesuaikan dengan tujuan pengiriman.

Sebab, kalimat pembuka adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima undangan.

Maka dari itu, kalimat awalnya harus singkat dan menarik dengan menyertakan tujuan atau alasan pengiriman surat.

3. Sebutkan Waktu, Tanggal, Lokasi, dan Durasi Rapat

Setelah memberi tahu maksud dan tujuan dari rapat, kamu harus menyebutkan secara singkat terkait waktu, tanggal, dan lokasi acara.

Kamu juga dapat menyebutkan bagian-bagian ini lebih jelas atau detail.

4. Kalimat Penutup dan RSVP

Terakhir, sertakan kalimat penutup pada teks undangan rapat dengan sopan.

Bila perlu, kamu juga bisa menambahkan informasi terkait cara RSVP atau respondez s’il vous plait untuk penerima surat.

Lalu, sertakan dengan jelas nama pengirim dan tanda tangan.

Contoh Surat Undangan Rapat 

1. Surat Undangan Rapat PDF Antar Divisi

Surat undangan rapat kantor ini bisa dilakukan sebagai permintaan rapat bersama antar divisi untuk membahas visi dan misi perusahaan. 

2. Contoh Surat Undangan RT

Jenis surat yang dibuat di Microsoft Word ini bisa dijadikan acuan untuk membuat surat undangan rapat RT.

3. Contoh Undangan Rapat OSIS

Untuk anak sekolah juga bisa membuat surat undangan OSIS seperti gambar di atas.

4. Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah

Sedangkan contoh surat undangan rapat sekolah adalah sebagaimana contoh di atas dengan memuat tanggal, waktu, dan lokasi acara.

5. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Undangan rapat perusahaan juga bisa kamu buat seperti contoh perusahaan PT Rocket Manajemen di atas.

6. Contoh Surat Undangan Rapat 17 Agustus

Untuk organisasi seperti Karang Taruna atau pemuda RT bisa membuat surat undangan pembahasan 17 Agustusan seperti gambar.

7. Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna

Adapun contoh ini untuk rapat Karang Taruna dengan pembahasan yang lebih umum.

8. Surat Undangan Rapat Kementerian

Contoh surat kementerian ini biasanya melibatkan banyak divisi atau bagian sehingga tujuan surat lebih banyak.

9. Surat Undangan Rapat Dinas

Undangan rapat dinas juga bisa kamu buat seperti surat dinas pendidikan yang melampirkan perlengkapan rapat.

10. Surat Undangan Rapat Kerja Bakti

Adapun untuk surat undangan kerja bakti atau rapat RT bisa menggunakan format undangan di atas.

11. Contoh Undangan Rapat Organisasi

***

Itulah contoh surat undangan rapat yang baik dan benar serta cara membuatnya.

Semoga bermanfaat untukmu, ya, Property People!

Temukan artikel menarik lainnya di artikel.rumah123.com.

Cek juga informasi seputar properti dan gaya hidup terkini di Google News Rumah123.

Dapatkan kemudahan untuk memenuhi kebutuhan properti, karena Rumah123.com akan selalu #AdaBuatKamu.