11 Contoh Surat Undangan Rapat dan Cara Membuatnya dengan Benar

Contoh surat undangan rapat yang baik harus memenuhi beberapa unsur. Berikut contoh dan cara membuatnya yang bisa kamu tiru dengan mudah.

Dalam dunia kerja, kegiatan surat menyurat merupakan hal yang biasa untuk dilakukan.

Mulai dari surat permohonan, surat keputusan, surat kuasa, surat perintah, surat dinas, hingga surat undangan rapat.

Nah, meski mengirimkan surat undangan ini sudah dilakukan dengan menggunakan teknologi dan software yang canggih.

Ada beberapa unsur yang perlu kamu perhatikan untuk membuat surat undangan, mulai dari penulisan baku, padat, dan jelas serta unsur lainnya.

Selain itu, kalimat pada surat undangan harus formal dan menyesuaikan dengan tujuan pengiriman.

Lantas, bagaimana cara membuat surat undangan rapat yang baik dan benar serta contohnya?

Situs properti Rumah123.com sudah merangkumnya dari berbagai sumber berikut ini. 

Apa Itu Surat Undangan Rapat?

Melansir dari buku Bahasa Indonesia 3 oleh Ahmad Aibli, dkk, surat undangan rapat adalah sebuah dokumen yang bertujuan menyampaikan informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya.

Surat undangan rapat ini bersifat resmi dan umumnya berasal dari instansi atau organisasi tertentu.

Lalu, surat tersebut akan dikirim kepada pihak lain secara formal kepada instansi atau perorangan.

Tujuan dari surat ini untuk mengajak atau mengundang pihak lain agar mau mengikuti kegiatan yang tertulis di undangan.

Format Surat Undangan Rapat

Format undangan rapat ini akan membantu kamu menulis surat dengan lebih baik. 

Dengan mengetahui format yang benar, maka kamu tahu bagaimana cara membuat surat undangan rapat dari awal hingga akhir.

Sebab, kalimat penutup surat undangan rapat yang tepat adalah ucapan terima kasih sekaligus menyertakan nama pengirim dan instansinya.

Menurut buku Get Success UN dan SPMB Bahasa Indonesia oleh Nani Darmayanti, berikut format surat undangan rapat yang umum digunakan, di antaranya:

• Kepala surat atau kop surat
• Nomor surat
• Tanggal surat
• Hal atau perihal
• Lampiran
• Alamat surat
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan si pembuat surat
• Tembusan (jika diperlukan)

Contoh Surat Undangan Rapat 

Setelah mengetahui apa itu surat undangan rapat serta format penulisannya yang benar, kamu perlu memeriksa bagaimana contoh surat undangannya.

Berikut ini beberapa contoh surat undangan rapat yang dapat kamu jadikan referensi sekaligus menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.

1. Surat Undangan Rapat PDF Antar Divisi

Surat undangan rapat kantor ini bisa dilakukan sebagai permintaan rapat bersama antar divisi untuk membahas visi dan misi perusahaan. 

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Universitas Jambi

Nomor: 117/UN21.24/LL/2017
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Senat

Yth
Anggota Senat Politeknik Negeri Media Kreatif
di Jakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini Kami mengundang dan mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu dalam rapat Senat Politeknik Negeri Media Kreatif, yang akan dilaksanakan pada:

Hari dan tanggal: Senin, 29 Mei 2023
Pukul: 09.00 WIB s/d selesai
Tempat: Ruang Rapat Senat Gedung Rektorat Lantai 3
Agenda: Pembahasan dan Persetujuan Renstra Politeknik Negeri Media Kreatif  Tahun 2022-2023

Demikian atas kehadiran Prof/Bapak/Ibu/Saudara/i tepat pada waktunya Kami ucapkan terima kasih.

Ketua Senat,

Prof H Ratih Antasari Hakim, S.H, M.H, Ph.D

2. Contoh Surat Undangan Rapat RT

Jenis surat yang dibuat di Microsoft Word ini bisa dijadikan acuan untuk membuat surat undangan rapat RT.

3. Contoh Undangan Rapat Sekolah 

Selanjutnya, kamu dapat membuat surat undangan rapat sekolah seperti di bawah ini.

Sekolah Karya Dharma
Kota Administrasi Jakarta Selatan

Nomor: 189/27.001/2019
Sifat: Penting
Lampiran: –
Hal: Rapat

Kepada Yth
Bapak/Ibu Guru/Karyawan
Sekolah Karya Dharma
di Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan adanya libur akhir semester, saya Kepala Sekolah Karya Dharma Jakarta mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat pada:

Hari: Rabu
Tanggal: 23 Juni 2023
Waktu: 13.00 WIB
Tempat: Ruang Meeting VIP Sekolah Karya Dharma
Acara: Rapat kenaikan kelas dan libur akhir semester

Demikian undangan ini disampaikan, atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah

Setiyo Widodo

4. Contoh Surat Undangan Rapat Musyawarah

Sedangkan contoh surat undangan rapat musyawarah adalah sebagaimana contoh berikut dengan memuat tanggal, waktu, dan lokasi acara.

PT Sidomulya Sejahtera

Surat Undangan Rapat

Nomor: 978/178.678/2023
Perihal: Undangan rapat
Lampiran: –

Yth.
Ibu Kartika Ratnasari
Manajer Marketing PT Sidomulyo Sejahtera
di Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Sidomulyo Sejahtera untuk hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:

Hari dan tanggal: Sabtu, 27 mei 2023
Waktu: 09.00-19.00 WIB
Tempat: Hotel Borobudur, Jakarta
Agenda: Musyawarah kantor

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Panitia

Christantio Hutomo

5. Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan

Undangan rapat perusahaan juga bisa kamu buat seperti contoh perusahaan PT Rocket Manajemen di atas.

Nomor : XX/SUR/2023
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Bapak Adi Lesmana
Manajer Marketing PT Makmur Maju
Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya acara peringatan ulang tahun perusahaan. Bersama ini kami mengundang seluruh Manajer PT Makmur Maju untuk Hadir dalam rapat persiapan yang akan dilaksanakannya pada:

Hari, tanggal : Selasa, 30 Mei 2023
Waktu : 09.00-11.00 WIB
Tempat : Hotel Sultan, Jakarta
Agenda : Rapat ulang tahun perusahaan

Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat waktu. Atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Ketua Panitia

Adi Lesmana

6. Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna

Untuk organisasi seperti Karang Taruna atau pemuda RT bisa membuat surat undangan pembahasan 17 Agustusan seperti di bawah ini.

KARANG TARUNA
Cilangkap Raya RT 03/RW 05

Jakarta, 25 Mei 2023

Kepada : Anggota Karang Taruna
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Dengan hormat,
Bersama dengan ini kami mengharapkan kehadiran seluruh anggota Karang Taruna untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Senin, 29 Mei 2023
Waktu : 19.00 WIB
Tempat : Basecamp Karang Taruna
Acara : Pertemuan rutin Karang Taruna dan rapat persiapan 17 Agustus

Demikian surat undangan ini kami buat, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua Karang Taruna

Nik Nik Fadilah Muharam

7. Contoh Surat Undangan Rapat Resmi 

Berikut ini surat undangan rapat resmi yang dapat kamu jadikan referensi.

PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
Sekretariat: Jl. RTA Milono KM 1,5 Komplek Perguruan Muhammadiyah Palangkaraya
Email: immkalteng@yahoo.co.id

Palangkaraya, 13 Rabiul Akhir 1444 H

Nomor        : 11YA2/XVIN/2022
Lampiran    : SK Pengurus DPD IMM Kalteng 6 Maret 2022
Perihal        : Rapat Pleno

Yth. Pengurus DPD IMM Kalteng
Periode 2022-2023
Palangkaraya

Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan ini kami mengundang immawan dan immawati untuk berkenan Hadir dalam agenda rapat rutin yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal: Sabtu, 17 Rabiul Akhir 1433 H/10 Maret 2022
Waktu            : 19.00 (Ba’da Salat Isya)
Tempat          : Sekretariat PWM Kalteng
Agenda          : 1. Membahas agenda kegiatan per-bidang DPD IMM Kalteng.
2. Membahas agenda kegiatan Milad IMM tanggal 14 Maret.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

PIMPINAN

Ketua,                                                        Sekretaris,

Priyono Y                                                  Andi Novia
KTA. 18. 10. 0001                                   KTA. 18.10. 0002

8. Contoh Surat Undangan Rapat Osis

Contoh undangan rapat ini biasanya akan kamu gunakan untuk kebutuhan di sekolah, berikut contohnya.

Nomor : 015/OSIS/SMA-XXI/2023
Perihal : Undangan rapat
Lampiran : –

Yth. Saudara/i Reza Suherman
Jakarta

Assalamualaikum Wr. Wb.

Sehubungan dengan Pergantian Kepengurusan OSIS Periode 2022-2023 dengan OSIS Periode 2023-2024 maka kami mengundang saudara/i pada:

Hari, tanggal : Senin, 21 Juni 2023
Waktu : 13.00 s/d selesai
Tempat : Sekretariat OSIS SMA II
Acara : Rapat Pergantian Pengurus OSIS Periode 2022-2023

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami mengucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Jakarta, 16 Juni 2022

Ketua OSIS Sekretaris

Karlina Lestari

Mengetahui,

Pembina OSIS

9. Surat Undangan Rapat Dinas

Undangan rapat dinas ini juga merupakan contoh surat rapat yang dapat kamu jadikan referensi. Surat ini juga menjelaskan terkait informasi penting seperti struktur rapar, lokasi, dan waktu pelaksanaannya.

10. Contoh Undangan Rapat Sederhana

Berikut ini contoh undangan rapat sederhana yang dapat kamu jadikan sebagai bahan referensi.

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN MAGELANG, JAWA TENGAH
Alamat: Jl. Sawitan No. 12, Mungkid, Magelang 55636

Magelang, 5 April 2018

Nomor        : 01/003-Dispar/04/2023
Perihal        : Undangan Rapat

Yth. Bapak Widodo
Magelang

Dengan hormat,
Sehubungan dengan acara peresmian gedung baru Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Magelang maka akan diadakan rapat bersama pada:

Hari, tanggal    : Senin, 8 Juni 2023
Tempat              : Aula Gedung Srikandi
Waktu                : 09.30 WIB
Agenda              : Rapat membahas susunan acara, panitia, dan anggaran

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu pada waktu yang telah ditetapkan. Demikian surat undangan rapat ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Dispar Kabupaten Magelang                             Sekretaris

Rozak Abdul                                                                      Utari Halizah

Tembusan:
– Bendahara Dispar

11. Contoh Undangan Rapat Kerja Bakti

RUKUN TETANGGA 08/10 PERUMAHAN GRIYA PESONA CILANGKAP
KECAMATAN CIPAYUNG, JAKARTA TIMUR

Jakarta, 5 Mei 223
No : 101/INT/III/2023
Perihal : Undangan rapat kerja bakti

Assalamualaikum Wr. Wb.

Mengingat pentingnya menjaga kebersihan lingkungan khususnya di RT 07, oleh karena itu pengurus RT 07 mengundang Bapak dan Ibu sekalian untuk menghadiri rapat kerja bakti yang akan dilaksanakan pada:

Hari, tanggal : Sabtu, 27 Mei 2023
Waktu : 19.30 WIB – selesai
Tempat : Rumah Ketua RT 08
Agenda : Rapat kerja bakti

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kerjasama yang baik dan semangat kekeluargaan dalam menjaga lingkungan yang aman dan Sehat, kami mengucapkan terima kasih.

Mengetahui,

Ketua RT 08                  Seksi Kebersihan

Abdul Muharam           Roy Wiliam

FAQ

1. Penulisan kalimat penutup dalam surat undangan rapat yang tepat adalah?

Kalimat penutup yang tepat, yaitu,

“Demikian undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara ini maka Bapak/Ibu dimohon hadir tepat pada waktunya. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.”

2. Apa saja bagian penting yang harus ada dalam surat undangan rapat?

• Penerima Surat
• Kalimat Pembuka dan Tujuan Rapat
• Sebutkan Waktu, Tanggal, Lokasi, dan Durasi Rapat
• Kalimat Penutup dan RSVP

***

Itulah contoh surat undangan rapat yang baik dan benar serta cara membuatnya.

Semoga bermanfaat untukmu, ya, Property People!

Temukan artikel menarik lainnya di artikel.rumah123.com.

Cek juga informasi seputar properti dan gaya hidup terkini di Google News Rumah123.

Dapatkan kemudahan untuk memenuhi kebutuhan properti, karena Rumah123.com akan selalu #AdaBuatKamu.