18 Contoh Surat Dinas Resmi yang Baik dan Benar Beserta Jenisnya

14 Maret 2023 · 5 min read · by Maskah Alghofar

Surat dinas digunakan oleh lembaga resmi dengan ciri menggunakan bahasa resmi dan kop surat. Berikut contoh surat dinas resmi dan jenisnya.

Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh sebuah instansi untuk kepentingan tertentu.

Tujuannya untuk menyampaikan informasi terkait kedinasan bisa berupa surat pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan lainnya.

Melansir dari beberapa sumber, Guffey, dkk. (2006) menyebut, ada tiga prinsip dasar penyusunan surat dinas, yaitu: tujuan, ekonomis, dan berorientasi pada pembaca.

Kendati demikian, membuat surat dinas bukanlah hal yang sulit.

Pasalnya, jenis surat ini merupakan mata pelajaran bahasa Indonesia bagi anak tingkat SMP.

Salah satu ciri khas surat dinas adalah dengan adanya kepala surat pada bagian halaman pertama.

Untuk mengenal lebih jauh tentang surat dinas, simak informasi lengkap terkait contoh surat dinas yang benar di bawah ini!

Apa Itu Surat Dinas?

Surat dinas adalah surat resmi atau formal berisi informasi kedinasan untuk pihak tertentu.

Informasi ini bisa berupa surat pemberitahuan dinas, pernyataan, permintaan, atau keperluan kedinasan lainnya.

Surat ini bersifat formal, sehingga penulisannya harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai EBI.

Fungsi Surat Dinas

Secara umum, ada beberapa fungsi surat dinas, di antaranya adalah sebagai berikut:

Sebagai informasi kedinasan dari pihak 1 ke pihak lain yang terkait
Pedoman melakukan pekerjaan, seperti surat pengambilan keputusan, penulisan surat instruksi, dan surat izin dari lembaga atau instansi
Sebagai dokumen pengingat atau arsip
Sebagai dokumen atau data mengenai perkembangan lembaga atau instansi tertentu

Prinsip Surat Dinas

Berdasarkan Guffrey, dkk. (2006) ada tiga prinsip dasar yang perlu kamu perhatikan untuk menyusun surat dinas, yakni:

Mempunyai Tujuan: surat yang baik harus dapat menyampaikan informasi dan tujuan yang jelas.
Hemat Ekonomis: isi surat dinas harus singkat, jelas, dan tak bertele-tele.
Berorientasi Pada Pembaca: kamu harus menyusun surat dinas yang mudah untuk dipahami oleh pembaca.

Syarat Penulisan Surat Dinas

Membuat surat resmi dari sebuah lembaga memang susah gampang. Meskipun begitu, kamu tetap harus mencobanya.

Berikut ini syarat yang harus dipenuhi sebelum membuat surat dinas resmi, di antaranya:

Menulis dengan format standar penulisan surat resmi, biasanya bukan surat tulis tangan
Struktur atau susunan di dalam surat harus teratur dan rapi sesuai dengan panduan
Surat dinas dijelaskan dengan deskripsi yang singkat, padat, dan jelas
Gaya penulisan surat dinas disesuaikan dengan citra perusahaan atau instansi terkait
Format penulisan surat dinas biasanya menggunakan kata baku sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) dan ejaan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia) yang benar
Penulisan surat bahasa asing harus disesuaikan dengan tatanan struktur bahasa tersebut.
Memastikan struktur dan tujuan surat benar, misalnya untuk surat undangan resmi tidak tertukar dengan surat tugas dinas.

Jenis Surat Dinas

Sebelum membuat surat dinas, kamu harus mengetahui jenis surat yang akan dikirim.

Sebab, ada tujuh jenis surat dinas yang berbeda berdasarkan pada fungsi dan tujuan utamanya.

Beberapa jenis surat dinas resmi yang dapat kamu buat, di antaranya:

Surat Perjalanan Dinas yang berisi tentang keterangan penugasan individu ke suatu lokasi untuk kepentingan perusahaan.
Surat Edaran yang bertujuan menginformasikan sejumlah pihak terkait suatu hal.
Surat Permohonan yang berisi permintaan agar dapat melakukan atau menjadi sesuatu yang berkaitan dengan organisasi/lembaga.
Surat Keputusan yang berisi terkait kebijakan/petunjuk pelaksanaan mengenai aturan/kebijakan yang organisasi tetapkan untuk menjaga kewibawaan
Surat Tugas berisi tentang penugasan seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai pemberian organisasinya
Surat Undangan bertujuan untuk mengumpulkan peserta agar mengikuti suatu kegiatan.
Surat Perintah Kerja bertujuan agar seseorang melaksanakan perintah sesuai kebutuhan perusahaan.
Surat Instruksi berisi perintah dan petunjuk untuk mengerjakan sesuatu sesuai kebutuhan perusahaan.