15 Contoh Surat Undangan Resmi untuk Berbagai Keperluan

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan saat menulis surat undangan. Agar tidak salah, pelajari contoh surat undangan resmi yang baik, seperti apa ya?

Ketika ingin membuat suatu acara, kamu perlu membuat undangan resmi untuk seseorang atau lembaga.

Terlebih, bila orang yang mau kamu undang, memiliki jabatan yang penting dan tinggi di sebuah instansi.

Contoh surat undangan resmi umumnya dapat menjadi acuan untuk keperluan rapat pemerintahan, kantor, maupun kegiatan sekolah.

Dalam sebuah aktivitas organisasi karang taruna atau organisasi lannya, tidak terlepas dari surat undangan resmi.

Jika dilihat, sistematika penulisan pada surat formal, tentu berbeda dengan contoh undangan setengah resmi.

Berbeda pula dengan bagian-bagian surat dinas yang kerap kamu gunakan pada instansi pemerintahan.

Lantas, apa saja yang perlu kamu perhatikan ketika membuat sebuah undangan resmi?

Simak ulasannya di bawah ini.

Apa itu Surat Undangan Resmi?

Surat undangan resmi adalah surat untuk mengundang seseorang atau instansi tertentu terkait kepentingan formal.

Misalnya, untuk undangan dinas, rapat, seminar, dan sejenisnya.

Maka dari itu, kamu dapat membuat surat ini sesuai dengan struktur surat undangan resmi.

Struktur Penting Contoh Surat Undangan Resmi

1. Kop surat

Kepala surat merupakan bagian yang harus ada dalam setiap dokumen resmi. Bagian itu berfungsi untuk memberi tahu instansi dari pengirim surat tersebut.

Pastinya, setiap instansi punya template kop suratnya tersendiri dan menjadi ciri khas perusahaan tersebut.

Bagian ini mengandung nama instansi lengkap, logo instansi serta alamat dan nomor kontaknya.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Struktur contoh undangan ini juga tidak pernah lepas dari nomor dan tanggal surat.

Informasi tersebut berfungsi untuk mempermudah pendataan.

Sedangkan, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima saat surat tersebut dibuat.

3. Nama Penerima Surat

Di dalam surat undangan, informasi yang harus ada juga adalah nama penerima surat.

Tercantumnya nama penerima dalam surat resmi, dapat memperjelas isi dari dokumen tersebut.

4. Isi surat

Bagian-bagian surat resmi, pastinya harus mengandung isi yang menjelaskan maksud dan tujuan dari surat tersebut.

Bila tujuannya untuk mengundang, cobalah tulis isi surat secara gamblang pada bagian pembukanya.

5. Informasi Acara

Dalam contoh surat undangan resmi, juga harus memuat detail informasi acara seperti waktu dan tempat pelaksanaan.

Bila acara berlangsung secara online, pastikan kamu memberikan link untuk acara tersebut untuk memudahkan tamu untuk bergabung secara daring.

6. Agenda Acara

Kamu perlu melampirkan juga agenda acara yang akan berlangsung nanti. Berikan juga durasi dari setiap agenda supaya acara lebih tertib.

7. Tanda Tangan dan Stempel

Bagian ini menjadi bukti resmi, bahwa surat tersebut benar-benar dari instansi.

15 Contoh Surat Undangan Resmi untuk Berbagai Keperluan

1. Contoh Surat Undangan Resmi Sekolah

Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi
Direktorat Pendidikan Tinggi

Nomor: 1234/E2/DT/2024
Tanggal: 13 Februari 2024

Perihal: Undangan Seminar Nasional

Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Jabatan/Instansi]
[Alamat]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya Seminar Nasional dengan tema “Pengembangan Pendidikan Tinggi di Era Digital”, dengan ini kami mengundang [Nama Penerima] untuk hadir sebagai [Narasumber/Peserta] dalam acara tersebut.

Informasi acara:

Hari/Tanggal: [Hari], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
Waktu: [Jam] WIB – [Jam] WIB
Tempat: [Nama Tempat], [Alamat Tempat]
Tema: “Pengembangan Pendidikan Tinggi di Era Digital”
Narasumber:

[Daftar Narasumber]
Peserta:

Dosen dan Peneliti dari Perguruan Tinggi di Indonesia
Praktisi Pendidikan
Mahasiswa S2 dan S3
Agenda acara:

[Daftar Agenda Acara]
Kami berharap dengan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam pengembangan pendidikan tinggi di Indonesia.

Mohon konfirmasi kehadiran paling lambat tanggal [Tanggal] [Bulan] [Tahun] melalui email [Alamat Email] atau telepon [Nomor Telepon].

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Penandatangan]
[Jabatan]

Tembusan:

Pimpinan Perguruan Tinggi di Indonesia
[Daftar Tembusan Lainnya]

2. Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi

Contoh Surat Undangan Resmi Organisasi

Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia

Sekretariat HMIK UI
Gedung Komunikasi Lantai 3, Universitas Indonesia
Depok, 16424

Nomor: 001/HMIK UI/II/2024
Tanggal: 13 Februari 2024

Perihal: Undangan Seminar Nasional

Kepada Yth.
[Nama Penerima]
[Jabatan/Instansi]
[Alamat]

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil rapat pleno Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Indonesia (HMIK UI), dengan ini kami mengundang [Nama Penerima] untuk menghadiri Seminar Nasional dengan tema “Peran Komunikasi di Era Digital”.

Informasi acara:

Hari/Tanggal: Sabtu, 18 Maret 2024
Waktu: 08.00 – 16.00 WIB
Tempat: Auditorium G. Sugondo Djojopuspito, Universitas Indonesia
Tema: “Peran Komunikasi di Era Digital”
Narasumber:

[Daftar Narasumber]

Peserta:

Mahasiswa S1 Ilmu Komunikasi dari berbagai Universitas di Indonesia
Praktisi dan Profesional Komunikasi
Masyarakat Umum

Agenda acara:

[Daftar Agenda Acara]
Kami berharap dengan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam memahami peran komunikasi di era digital.

Pendaftaran dapat dilakukan melalui link berikut: [Link Pendaftaran]

Batas waktu pendaftaran: 10 Maret 2024

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi:

[Nama Contact Person]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Penandatangan]
Ketua Umum HMIK UI

Tembusan:

Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia
Pimpinan Himpunan Mahasiswa Ilmu Komunikasi di Indonesia
[Daftar Tembusan Lainnya]