5 Contoh Surat Undangan Resmi Lengkap dengan Struktur yang Benar. Jangan Sampai Salah Format ya

Oleh: Adhitya Putra

Minggu, 27/03/2022 20:00

Ada banyak hal yang perlu diperhatikan saat menulis surat undangan. Agar tidak salah, pelajari contoh surat undangan resmi yang baik, seperti apa ya?

Ketika ingin membuat suatu acara, kamu perlu membuat undangan resmi yang ditujukan untuk seseorang atau lembaga.

Terlebih, bila orang yang mau kamu undang, memiliki jabatan yang penting dan tinggi di sebuah instansi.

Contoh surat undangan resmi umumnya dapat menjadi acuan untuk keperluan rapat pemerintahan, kantor, dan kegiatan sekolah.

Dalam sebuah aktivitas organisasi karang taruna atau organisasi lannya, tidak terlepas dari surat undangan resmi.

Jika dilihat, sistematika penulisan pada surat formal, tentu berbeda dengan contoh undangan setengah resmi.

Berbeda pula dengan bagian-bagian surat dinas yang kerap digunakan pada instansi pemerintahan.

Lantas, apa saja yang perlu kamu perhatikan ketika membuat sebuah undangan resmi? Simak ulasannya di bawah ini.

Struktur Penting Contoh Surat Undangan Resmi

1. Kop surat

Kepala surat merupakan bagian yang harus ada dalam setiap surat resmi. Bagian itu berfungsi untuk memberi tahu instansi dari pengirim surat tersebut.

Pastinya, setiap instansi punya template kop suratnya tersendiri dan menjadi ciri khas perusahaan tersebut.

Bagian ini mengandung nama instansi lengkap, logo instansi serta alamat dan nomor kontaknya.

2. Nomor dan Tanggal Surat

Struktur contoh surat undangan resmi juga tidak pernah lepas dari nomor dan tanggal surat.

Informasi tersebut berfungsi untuk mempermudah pendataan. Sedangkan, tanggal surat juga akan memberi tahu penerima saat surat tersebut dibuat.

3. Nama Penerima Surat

Di dalam surat undangan, informasi yang harus ada juga adalah nama penerima surat.

Tercantumnya nama penerima dalam surat resmi, dapat memperjelas isi dari dokumen tersebut.

4. Isi surat

Bagian-bagian surat resmi, pastinya harus mengandung isi yang menjelaskan maksud dan tujuan dari surat tersebut.

Bila tujuannya untuk mengundang, cobalah tulis isi surat secara gamblang pada bagian pembukanya.

5. Informasi Acara

Dalam contoh surat undangan resmi, juga harus memuat detail informasi acara seperti waktu dan tempat pelaksanaan.

Bila acara dilangsungkan secara online, pastikan kamu memberikan link untuk acara tersebut untuk memudahkan tamu untuk bergabung secara daring.

6. Agenda Acara

Kamu perlu melampirkan juga agenda acara yang akan dilaksanakan nanti. Berikan juga durasi dari setiap agenda supaya acara lebih tertib.

7. Tanda Tangan dan Stempel

Bagian ini menjadi bukti resmi, bahwa surat tersebut benar-benar dikirim oleh instansi.

Format dan Gaya Bahasa Surat Undangan Resmi

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN

SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 1 Jakarta

Jl. Budi Utomo, Ps. Baru, Kecamatan Sawah Besar, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10710

=========================================================================

Nomor : 256/UWM/2019 Jakarta, 21 Maret 2022

Lampiran : ………………………….

Perihal : Undangan Ambil Rapor

Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali

Peserta Didik Kelas XI

SMA N 1

di Jakarta

Kami sampaikan undangan kepada Bapak/Ibu sekalian, untuk dapat menghadiri acara pengambilan rapor semester ganjil kelas XI tahun pelajaran 2022-2023 yang akan dilaksanakan pada:

Hari: Senin

Tanggal: 28 Maret 2022

Jam: 08.00 WIB

Tempat: Masing-masing Ruang XI

Atas perhatian dan kerjasamanya kami selaku pihak Sekolah mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Kepala SMA N 1 Jakarta